【什么是商调函】商调函，全称“商请调档函”，是企业在招聘过程中，为了核实应聘者的工作经历、学历背景、人事档案等信息，向其原工作单位或相关人才服务机构发出的一种正式书面文件。它是人力资源管理中常见的一个环节，尤其在企业进行员工背景调查时使用较多。
商调函的作用在于确保应聘者的个人信息真实可靠，有助于企业做出更准确的用人决策，同时也为后续的入职手续提供依据。以下是对商调函的总结性介绍：
一、什么是商调函？
商调函是一种由用人单位发出的正式函件，用于向应聘者原单位或档案保管机构申请调取其人事档案或相关证明材料。该函件通常包含应聘者的个人信息、拟录用岗位、调档目的等内容，具有一定的法律效力。
二、商调函的主要用途
| 用途 | 说明 |
| 背景调查 | 确认应聘者的工作经历、任职时间、职位等真实性 |
| 档案审核 | 核实应聘者的学历、职称、奖惩记录等信息 |
| 入职准备 | 为办理入职手续、签订劳动合同提供依据 |
| 风险控制 | 避免因虚假信息导致的用工风险 |
三、商调函的基本内容
| 内容项 | 说明 |
| 发函单位 | 用人单位名称及联系方式 |
| 收函单位 | 应聘者原工作单位或档案保管机构 |
| 应聘者信息 | 姓名、身份证号、联系方式等 |
| 调档目的 | 说明调档的原因和用途 |
| 调档内容 | 明确需要调取的资料类型（如人事档案、离职证明等） |
| 法律依据 | 可引用相关法律法规或公司制度作为依据 |
| 联系人 | 负责对接的HR人员信息 |
四、商调函的注意事项
1. 合法性：商调函应符合《劳动合同法》等相关法律法规，不得侵犯个人隐私。
2. 准确性：填写信息必须真实、准确，避免因错误信息影响调档结果。
3. 保密性：调档内容涉及个人敏感信息，需妥善保管，防止泄露。
4. 时效性：部分单位对调档有时间限制，建议提前沟通并安排好流程。
五、商调函的适用对象
- 企业招聘新员工时
- 员工转正或晋升前
- 人才引进项目中
- 企业内部人事调整时
六、商调函与离职证明的区别
| 项目 | 商调函 | 离职证明 |
| 目的 | 调取档案信息 | 证明员工已离职 |
| 发出方 | 用人单位 | 原单位 |
| 内容 | 包含调档请求和信息 | 主要注明离职时间和原因 |
| 法律效力 | 用于档案调取 | 用于入职或求职 |
通过以上内容可以看出，商调函是企业人力资源管理中不可或缺的一部分，合理使用可以有效提升招聘质量，降低用工风险。企业在使用商调函时，应注重合规性和规范性，确保整个过程合法、透明、高效。